Kick-off, réunion de lancement de projet
L’organisation d’une réunion de lancement fait partie des bonnes pratiques des projets à succès. Le kick-off doit permettre aux équipes de développer leur motivation en restant concentré sur les objectifs à atteindre. Voici les 10 points clés que votre réunion de lancement doit absolument aborder.
1# Définir clairement les objectifs à atteindre
Le partage des objectifs du projet avec l’équipe permet de fixer le but à atteindre. C’est pour cette raison que le support doit commencer par un slide « Contexte » ou « Objectifs » dans lequel le but à atteindre est défini clairement.
Par exemple : « le projet CHANCE a pour objectif de permettre à la direction comptable et financière de produire des comptes consolidés à J+20. »
2# Identifier les équipes et fixer les rôles de chacun
L’organisation du projet doit être claire et lisible avec le nom des responsables visibles. Un organigramme comportant les noms et les rôles est un minimum. Un annuaire du projet peut être constitué et envoyé avec le document de la réunion de lancement.
3# Communiquer un macro-planning
Le macro-planning permet de développer le plan initial du projet. L’idéal est de fournir à chaque équipe les entrants qui leur permettront de commencer à travailler.
Par exemple : « pour que la recette des éditions par l’équipe MOA Editions puisse démarrer, il faut que les développements des applications soient terminés..
4# Définir comment sera mesuré le succès du projet
Beaucoup de projets ne sont jamais terminés… 40% environ… Les équipes doivent savoir ce qui est attendu. Aussi, il est important de définir de manière précise ce qui permettra de dire que le projet est terminé.
Par exemple dans un projet d’intégration d’un logiciel de CRM : « 100% des fonctionnalités du Groupe A et 80% des fonctionnalités du Groupe B devront être déclarées opérationnelles ».
6# Revue des risques
Les risques sont des problèmes qui se sont produits… Les équipes du projet doivent savoir que certaines étapes comportent des risques et qu’elles doivent s’y préparer. Il faut encourager chacun à demander de l’aide et à ne pas masquer les problèmes. Seul on va plus vite mais ensemble on va plus loin…
7# Les comités, comment la communication sera organisée ?
Le pilotage de la production des livrables est effectué dans des comités. Il est important d’expliquer comment ces comités sont organisés et comment l’information est structurée : quel est le niveau de décision de chaque comité ?
Par ailleurs, la planification des comités doit être communiquée dès la réunion de lancement du projet.
8# Quels outils ? quelle fréquence ?
Les équipes doivent savoir comment l’information sera gérée sur le projet :
- les livrables ?
- les actions ?
- les risques ?
- les temps passés ?
- les anomalies ?
- …
9# Permettre à chaque équipe de se présenter
10# Prévoir un moment informel et convivial pour renforcer les liens
Dès le départ du projet, il faut resserrer les liens pour lancer l’équipe projet dans la bonne dynamique. Il est possible de restituer à cette occasion le résultat de jeux organisés pendant le cadrage : dessin du logo du projet, nom ou slogan, …
Et vous quelle est votre expérience ?
