Comment planifier un projet ?
Pour maîtriser les délais, le budget et la qualité
L’objectif de tout projet est de produire des livrables…Planifier un projet, c’est organiser la production des livrables en identifiant les interdépendances, les délais nécessaires et les marges de sécurité. C’est donc un processus qui permet d’organiser les travaux dans le temps et de donner de la visibilité sur les évènements qui vont borner la réalisation : les jalons du projet. Ce travail de planification est nécessaire dès la phase de cadrage. Pour maîtriser les coûts et les délais d’un projet, Projet2team a développé une expertise du management de projets.
Planification et pilotage sont liés... Comment faire pour planifier ?
Le pilotage du projet est souvent découpé en 4 niveaux :
- le niveau décision : il valide les choix importants
- le niveau trajectoire : il fixe l’objectif et intervient en cas d’écart
- le niveau opérationnel : il corrige les écarts de trajectoire et rend compte de l’avancement
- le niveau exécution : il réalise les livrables
La planification se décline en 3 niveaux :
- la macro-planification : c’est le planning directeur qui se résume à quelques dates-clé. Souvent, il présente les grands livrables à produire et les grands jalons. C’est souvent ce planning que l’on présente lors de la réunion de lancement.
- la planification détaillée : il s’agit d’un planning opérationnel qui présente les lots de travaux.
- la planification d’exécution : c’est un planning qui détaille les tâches permettant de réaliser les lots de travaux.
Livrables et jalons du projet
Le jalon est une marque de parcours. Un projet peut comporter de nombreux jalons mais dans le cadre de la macro-planification, il ne sera retenu que les jalons directeurs : ceux qui marquent les étapes importantes du projet.
Les livrables sont produits par le projet et doivent être disponibles aux dates jalons définies. La représentation la plus efficace de ces macro-jalons est une ligne de temps qui permet de vérifier le respect des jalons.
Les méthodes de planification détaillée
Les bases de la planification sont finalement très simples :
- décomposer le projet en tâches élémentaires
- identifier l’enchaînement logique
- estimer la durée de chaque tâche
- calculer la durée du projet
L’enchaînement des tâches est, le plus souvent, visualisé au moyen du planning Gantt. Le graphe sous forme de PERT est désormais très rare. Par contre, il est possible de réaliser un chronogramme qui permet de piloter l’exécution détaillée de chaque tâche. Le burn down est très utile pour vérifier la conformité de la vélocité avec les prévisions.
L'estimation des durées pour planifier un projet
Déterminer la durée des tâches est un exercice difficile en raison du nombre de paramètres à intégrer. La première étape est de définir ce que signifie une tâche terminée. Très souvent sur les projets, nous entendons des intervenants dire j’ai terminé mais il me reste à faire… Définir la durée d’une tâche c’est évaluer la charge de chaque action à réaliser en tenant compte du nombre de personnes qui vont les réaliser.
Durée = (charges / ressources) + marge
Anticiper les problèmes ou aléas ou encore risques… L’anticipation des problèmes passe par le pilotage des risques et donc par l’évaluation des facteurs de risque.
La non-anticipation des problèmes est une des causes majeures du retard des projets.
Le chemin critique est une notion fondamentale de la gestion de projet et de sa planification. Il s’agit du temps minimum pour arriver à la fin du projet. Il se calcule en faisant la somme des durées des tâches critiques.
Une tâche critique est une tâche qui a un impact direct sur la date de fin du projet.
Le calcul des marges de sécurité fait partie intégrante de l’exercice de planification d’un projet et de sa sécurisation.
En réalité, il existe 2 types de marges :
- Marge de planification : elle est liée au fait que la date de fin de cette tâche n’affecte pas la date de début de la tâche dépendante.
- Marge de sécurité : la date de fin de cette tâche peut être décalée de X sans impact sur la date de fin du projet.
La représentation sous forme de planning de Gantt est très utile car elle permet de visualiser facilement les interdépendances et les grands jalons.
Il existe de nombreux logiciels de gestion de projet qui permettent de représenter sous forme de planning de Gantt.
Comment planifier les ressources d'un projet ?
Le plan de charge des ressources est un outil important car il permet d’identifier plusieurs éléments structurants de la planification du projet :
- la montée en charge : est-elle réaliste ?
- la phase plateau : combien dure-t-elle ? A quel niveau ?
- la descente de charge : A quel moment ? est-elle réaliste ?
Il est nécessaire de descendre au niveau individuel de manière à identifier sur les périodes pendant lesquelles certains collaborateurs seront en suraffectation. L’autre élément à prendre en compte concerne les intervenants qui ne sont pas à plein temps sur le projet.
Enfin, le pilotage des ressources à travers le planning permet de recalculer le délai prévisible du projet.
Le délai d’un projet est toujours supérieur à la racien carrée de la charge exprimée en hommes/mois !
C’est ce qui explique que l’ajout de nouvelles ressources ne réduit pas les délais… Au contraire.
La planification par les coûts d'un projet
Le calcul des coûts d’un projet doivent faire l’objet d’une planification même si le calcul du coût en lui-même est très simple.
Les coûts d’un projet sont constitués des éléments suivants :
- intervenants
- matériels
- matières consommées
- frais
Les outils du pilotage des projets
Le pilotage doit englober le respect :
- des délais
- des coûts
- de la qualité
Pour produire les indicateurs suivants :
- le coût prévisionnel : il s’agit d’un cumul des dépenses si tout se passe comme prévu
- le coût réel : il s’agit des dépenses réellement engagées à la date du reporting
- la valeur acquise : les travaux réellement effectués valorisés à leur coût budgété
Pour bien comprendre la signification, le plus simple est de prendre un exemple.
Le projet consiste à fabriquer une maison composée :
- de fondations pour 5000€
- des murs pour 10000€
- d’un toit pour 7000€
Le coût prévisionnel est de 5.000+10.000+7.000 = 22.000€
Si l’on se place à une date T telle que :
- les fondations sont terminées mais elles ont coûté 7.500€
- les murs sont en cours (50%) mais ont coûté 6.000€
Le diagramme de Gant sera mis à jour… et potentiellement ne montrera aucun retard.
Mais du point de vue du pilotage budgétaire, il en est tout autre :
coût prévisionnel : 22.000€
coût réel : 13.500€
valeur acquise : 10.000€ (5.000 + 50% de 10.000)
Le projet a dérivé de 10.000 – 13.500€ = 3.500€
Le projet est en retard !
