Sommaire
- Un dispositif contractuel adapté
- Organiser le démarrage de la prestation
- Suivre la performance du prestataire
- Piloter le prestataire
- Gérer les difficultés
Un dispositif contractuel adapté
Le dispositif contractuel doit permettre une gestion souple de manière à permettre les évolutions futures. Néanmoins, un cadre général est nécessaire pour fixer les grandes principes.
Les 3 niveaux proposés permettent de sécuriser les relations contractuelles.
Le point de départ est toujours un cahier des charges qui fixe les besoins du client. De nombreuses crises pourraient être évitées si un cahier des charges étaient toujours rédigé.
La proposition commerciale doit faire partie intégrante du dispositif contractuel.
Organiser le démarrage de la prestation
La phase de lancement est une des phases critiques de tout projet. C’est le moment où les bases sont mises en place pour que la prestation se déroule le mieux possible avec le bon niveau de collaboration.
Ce point est souvent négligé et pourtant c’est le moment où les équipes apprennent à se connaître, où le client peut exprimer clairement ses attentes en détail… Le projet doit être doté d’un planning, d’un budget, d’une date de début et de fin. Le chef de projet est nommé.
La réunion de lancement ou kick off permet de communiquer de manière uniforme aux membres de l’équipe. Les objectifs doivent être exprimés clairement. Puis quelques ateliers sont organisés pour préparer le lancement effectif de la prestation.
Suivre la performance du prestataire
Le pilotage de la performance du prestataire incombe au client. Une instance de pilotage doit être définie dès la phase de lancement. Grâce aux objectifs, des indicateurs de performance sont partagés avec le fournisseur.
Ce point est souvent négligé et pourtant c’est le moment où les équipes apprennent à se connaître, où le client peut exprimer clairement ses attentes en détail… Le projet doit être doté d’un planning, d’un budget, d’une date de début et de fin. Le chef de projet est nommé.
La réunion de lancement ou kick off permet de communiquer de manière uniforme aux membres de l’équipe. Les objectifs doivent être exprimés clairement. Puis quelques ateliers sont organisés pour préparer le lancement effectif de la prestation.
Piloter le prestataire ou la prestation ?
Le pilotage de la prestation c’est-à-dire des actions menées par le consultant, le collaborateur du sous-traitant nécessite de nommer un pilote client.
Le pilotage de la prestation revient à effectuer un suivi régulier de l’exécution des actions convenues pour atteindre les objectifs.
Le comité de suivi se réunit par exemple toutes les semaines et passe en revue les actions, le planning et les risques.
Le pilote client et le sous-traitant se placent dans un cadre opérationnel.
Gérer les difficultés
La réalisation d’un projet comporte des difficultés qui nécessiteront d’adapter le planning, de revoir certaines ambitions ou de réviser les coûts prévus… 2 projets sur 3 dépassent le planning prévu et/ou le budget…
Gérer les difficultés nécessite leur identification (être factuel grâce à des indicateurs), le pilotage d’un plan d’actions adapté.
Le comité des risques se réunit soit de manière régulière soit à la demande lorsqu’un risque est avéré. L’élément important est l’identification progressive et itérative des facteurs de risques.
