Introduction
L’import de données dans Dolibarr est une activité importante car elle permet d’accélérer la mise en oeuvre de l’ERP en diminuant l’effort de saisie. Les principaux cas d’utilisation de l’outil d’import sont les suivants :
- initialisation de Dolibarr
- Migration d’un ERP/CRM tiers tels que Sage, EBP, Bitrix, Odoo vers Dolibarr
- Import de données fournisseurs (tarifs par exemple)
Dans cet article, vous découvrirez quelques bonnes pratiques et quelques astuces à connaître pour résoudre les problèmes les plus courants.
Etape 1 : préparer les fichiers
La première étape est de préparer les fichiers d’import. Le plus simple est de les mettre au format Excel. En allant dans le menu Outils / nouvel import, il est possible de télécharger un fichier exemple des colonnes attendues. Le point d’attention concerne les colonnes obligatoires. Par exemple, si l’on souhaite importer un catalogue de produits, les champs obligatoires concernent la référence, le libellé, le flag en vente et en achat et le type.
Dolibarr comporte en standard de nombreux modèles d’importation. En général, ils couvrent l’ensemble des besoins.
Lorsque ce n’est pas le cas, il est toujours possible de développer un import spécifique.
Etape 2 : vérifier, ajuster les données
La deuxième étape consiste à vérifier et ajuster les données à importer.
Concrètement, cela signifie que certaines données vont devoir être modifiées, adaptées pour pouvoir être importées par Dolibarr.
Les principaux types de champs qui vont nécessiter ces travaux sont les suivants :
- les dates
- les champs de typage (type de produit par exemple)
- les codes (exemple code comptable)
- les nomenclatures (exemple les unités de poids)
Le plus facile est de conserver le formatage du fichier Excel fournit en modèle par Dolibarr et de recopier les colonnes du fichier à importer.
Le fait d’utiliser Excel prend tout son sens dès lors que certains ajustements sont nécessaires. En effet, ce logiciel comporte de nombreux outils qui facilitent le travail.
Vous pouvez noter dans l’exemple ci-contre, le formatage des dates qu’il faut réaliser au format attendu par Dolibarr.
Etape 3 : exécuter la simulation d'import
L’étape de simulation permet à Dolibarr de vérifier que les données ne comportent pas d’erreur et que les règles de gestion sont respectées. Il est possible d’enregistrer un format d’import pour une exécution ultérieure ou en plusieurs fois.
Le haut de l’écran permet de charger le fichier contenant les données à importer dans Dolibarr.
Dolibarr stocke les fichiers importées et les historise.
Cette partie de l’écran permet d’effectuer la correspondance entre le fichier contenant les données et les colonnes présentes dans Dolibarr.
Il est également possible d’exclure l’import de certaines données présentes dans le fichier.
Etape 4 : Réaliser et valider l'import
La fonction d’import de données de Dolibarr permet d’effectuer une création de données (par exemple des entreprises, des contacts…) mais également de réaliser une mise à jour de données existantes dans Dolibarr. Pour cela, on utilisera une clé pour effectuer un lien entre la donnée présente dans le fichier Excel et celle de Dolibarr.
Il convient de vérifier les informations affichées par Dolibarr pour s’assurer que les données sont cohérentes.
Il est possible de choisir la plage des lignes à importer dans Dolibarr.
Une fois la simulation effectuée sans erreur, l’import réel peut être lancé. Dolibarr attribuera à chaque ligne créée une clé d’import unique. Il sera possible d’identifier l’origine de chaque ligne.
