Découvrez avec nous les principales nouveautés de la version 11 de l’ERP Dolibarr. Le module GPAO s’enrichit de nouvelles fonctions. La comptabilité intégrée poursuit les avancées initiées en v10. Surtout, la V11 contient des dizaines d’amélioration qui facilitent l’utilisation de Dolibarr.
Si vous êtes en Dolibarr version 10, la mise à jour démarre par la copie des dossiers de la nouvelle version dans votre dossier htdocs (attention à ne pas écraser le dossier conf).
Le programme de mise à jour exécute le script et vous indique si toutes les conditions sont réunies.
Si vous êtes dans une version antérieure, nous vous conseillons d’effectuer toutes les mises à jour manquantes et dans l’ordre afin d’éviter des difficultés.
Vous avez besoin d’aide ? Nous pouvons réaliser la mise à jour de votre version de Dolibarr.
Le module BOM permet de définir une nomenclature des produits à fabriquer. L’utilisation de ce module est donc à réserver aux entreprises industrielles ou artisanales qui fabriquent des produits. Le principe de fonctionnement est le suivant :
A ce stade, ce module est toujours en cours de développement et il lui manque des fonctionnalités importantes pour pouvoir répondre complètement aux besoins. Dans la note de version, il est indiqué que le module ordre de fabrication est à l’état expérimental.
La création d’une nomenclature suit l’ergonomie générale de Dolibarr. La première étape consiste à créer l’en-tête de la nomenclature puis à lier les articles à cette nomenclature.
Le haut du tableau de bord a été amélioré avec une présentation plus synthétique.
Par contre, il n’est pas possible de réorganiser les blocs pour personnaliser l’affichage.
Cette fonctionnalité était très attendue car elle permet d’associer un contact ou une adresse à un acte de gestion Dolibarr. Par exemple, il est possible de définir un contact pour l’envoi des factures et un autre pour l’envoi des propositions.
Ainsi, lors de l’envoi d’une facture, le contact sera proposé par défaut.
Dolibarr contient désormais une fonctionnalité très utile pour envoyer toutes éléments à votre expert comptable.
Cela facilite le travail de clôture mensuelle par exemple car Dolibarr va créer un dossier compressé comprenant tous les fichiers PDF des factures clients, fournisseurs et notes de frais. Cela nécessite bien sûr pour les factures fournisseurs d’avoir télécharger le document dans Dolibarr au préalable.
Lorsque vous ajoutez un produit à une proposition, une facture, il est désormais possible de modifier le prix HT avant d’avoir inséré la ligne.
Introduction
L’import de données dans Dolibarr est une activité importante car elle permet d’accélérer la mise en oeuvre de l’ERP en diminuant l’effort de saisie. Les principaux cas d’utilisation de l’outil d’import sont les suivants :
Dans cet article, vous découvrirez quelques bonnes pratiques et quelques astuces à connaître pour résoudre les problèmes les plus courants.
La première étape est de préparer les fichiers d’import. Le plus simple est de les mettre au format Excel. En allant dans le menu Outils / nouvel import, il est possible de télécharger un fichier exemple des colonnes attendues. Le point d’attention concerne les colonnes obligatoires. Par exemple, si l’on souhaite importer un catalogue de produits, les champs obligatoires concernent la référence, le libellé, le flag en vente et en achat et le type.
Dolibarr comporte en standard de nombreux modèles d’importation. En général, ils couvrent l’ensemble des besoins.
Lorsque ce n’est pas le cas, il est toujours possible de développer un import spécifique.
La deuxième étape consiste à vérifier et ajuster les données à importer.
Concrètement, cela signifie que certaines données vont devoir être modifiées, adaptées pour pouvoir être importées par Dolibarr.
Les principaux types de champs qui vont nécessiter ces travaux sont les suivants :
Le plus facile est de conserver le formatage du fichier Excel fournit en modèle par Dolibarr et de recopier les colonnes du fichier à importer.
Le fait d’utiliser Excel prend tout son sens dès lors que certains ajustements sont nécessaires. En effet, ce logiciel comporte de nombreux outils qui facilitent le travail.
Vous pouvez noter dans l’exemple ci-contre, le formatage des dates qu’il faut réaliser au format attendu par Dolibarr.
L’étape de simulation permet à Dolibarr de vérifier que les données ne comportent pas d’erreur et que les règles de gestion sont respectées. Il est possible d’enregistrer un format d’import pour une exécution ultérieure ou en plusieurs fois.
Le haut de l’écran permet de charger le fichier contenant les données à importer dans Dolibarr.
Dolibarr stocke les fichiers importées et les historise.
Cette partie de l’écran permet d’effectuer la correspondance entre le fichier contenant les données et les colonnes présentes dans Dolibarr.
Il est également possible d’exclure l’import de certaines données présentes dans le fichier.
La fonction d’import de données de Dolibarr permet d’effectuer une création de données (par exemple des entreprises, des contacts…) mais également de réaliser une mise à jour de données existantes dans Dolibarr. Pour cela, on utilisera une clé pour effectuer un lien entre la donnée présente dans le fichier Excel et celle de Dolibarr.
Il convient de vérifier les informations affichées par Dolibarr pour s’assurer que les données sont cohérentes.
Il est possible de choisir la plage des lignes à importer dans Dolibarr.
Une fois la simulation effectuée sans erreur, l’import réel peut être lancé. Dolibarr attribuera à chaque ligne créée une clé d’import unique. Il sera possible d’identifier l’origine de chaque ligne.
Même dans les petites entreprises, la saisie des factures d’achat et des notes de frais représente une charge de travail significative. Cela représente plusieurs heures de travail par mois simplement pour saisir les données d’un document papier ou électronique dans le logiciel de gestion ou comptable.
Avec les évolutions technologiques récentes, il devient envisageable d’automatiser une bonne partie de ce travail.
Habituellement, la numérisation d’une facture suit ces 3 étapes :
Le traitement des factures et des notes de frais représentent un poste de dépense important dans les entreprises.
Généralement, les objectifs recherchés sont les suivants :
Les progrès réalisés dans le domaine de l’intelligence artificielle (IA) et plus particulièrement dans une de ses branches permet, aujourd’hui, de concevoir des systèmes de classement et de reconnaissance automatisés.
L’OCR (reconnaissance optique de caractères) existe depuis quasiment 1 siècle. Ainsi la Poste américaine utilise des systèmes d’OCR de tri du courrier depuis les années 1960 !
Depuis plusieurs années, les entreprises ont adopté la numérisation comme système de stockage. Le processus est le suivant :
En fusionnant les approches classiques à base d’OCR avec les solutions innovantes de deep learning, les entreprises deviennent capables d’automatiser le process de la phase de numérisation jusqu’à celle de saisie dans l’ERP.
L’approche est alors la suivantes :
Tout d’abord, ce que nous allons vous décrire représente les travaux que nous menons. La solution dans son ensemble est en cours de construction.
Elle comprend 3 parties distinctes :
Le choix du framework IONIC pour le développement de l’application mobile est assez naturel. D’abord, il est open source et libre, ses évolutions récentes permettent de développer en Angular et surtout il support désormais le standard Personal Web App.
Elle utilise les Rest Api de Dolibarr pour la consultation et la modification des données de l’ERP.
L’application fournit les services suivants :
Pour obtenir la liste des tâches de l’utilisateur dans Dolibarr, nous utilisons le Rest Api standard. Nous avons donc créé un service Angular qui est chargé de récupérer les données. Dans ce service, nous créons une fonction qui appelle le Rest API de Dolibarr pour charger les tâches de l’utilisateur de l’application mobile. Nous utilisons le même principe pour les notes de frais et les factures d’achat.
Concernant la gestion des notes de frais ou des factures d’achat, nous avons implémenté une fonction permettant de scanner les factures au format papier ou les tickets justificatifs.
Cette fonction utilise le module Capacitor d’Ionic qui permet d’accéder aux capteurs du smartphone. Voici comment nous l’avons implémenté :
Tout d’abord, nous déclarons le capacitor :
Puis nous créons une fonction asynchrone qui va nous permettre de prendre une photo :
Puis dans la vue Html, nous créons un template qui va nous permettre de visualiser la photo avant de l’uploader vers le back end.
Pour scanner un ticket ou une facture, il suffit alors d’utiliser un simple smartphone. Le ticket est ensuite enregistré dans le back end pour traitement.
Le backend est un ensemble de traitements qui vont nous permettre d’effectuer les opérations nécessaires à l’extraction et l’interprétation des données. Avant d’entrer plus en détail, voici un rapide aperçu de ce qu’il doit faire :
Le système prend en entrée une image et va appliquer des traitements successifs :
La suite dans quelques semaines…
La version 10 de Dolibarr est sortie début juillet. Dolibarr CRM offre de nombreuses nouvelles fonctionnalités. La fonctionnalité qui nous a vraiment convaincu est le module ticket / helpdesk. En effet, pour mettre en place un suivi des demandes de SAV ce nouveau module Dolibarr est très pratique.
Il s’agit d’un module qui permet de gérer un véritable helpdesk au sein de Dolibarr. Un espace extranet est disponible ce qui permet au client d’effectuer sa demande depuis votre site internet par exemple.
La création du ticket est très simple. Il est possible de joindre un fichier.
Ce module a été amélioré avec la possibilité de joindre des justificatif à un frais.
Cette fonction manquait cruellement. Désormais, la gestion des notes de frais dans Dolibarr est complète.
Quelques améliorations dans ce module. La plus importante est la possibilité de facturer les temps passés sur un projet.
Une amélioration qui va faire gagner du temps lors de la création des devis.
Ce module évolue beaucoup depuis quelques mois. Quelques fonctions manquaient pour prendre en charge l’ensemble des cas d’utilisation.
Projet2Team est un intégrateur de la solution Dolibarr en Bretagne. Nous pouvons vous accompagner en mettant à votre disposition la solution Dolibarr en mode SaaS. Par ailleurs, nous pouvons également vous aider à réaliser la migration de votre version de Dolibarr vers la nouvelle. Alors, n’hésitez pas à nous contacter…
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